Skip to content →

Slack Guide – Vores lytteres bedste råd, til dig der vil igang med Slack

For 3 uger siden spurgte jeg , i forlængelse af min snak med Lasse Kjær, Mydailygrind.dk lytterne om deres erfaringer med Slack. Det var der en håndfuld lyttere der reagerede på og som gerne ville dele lidt tips og gode råd med os andre. Så inden jeg lader de gode råd og erfaringer rulle, vil jeg først lige takke bidragsyderne.

Så en kæmpe tak til:

  • Emil Rasmussen fra Novicell
  • Lars Daniel Rasmussen fra DuGlemmerDetAldrig.dk
  • Christian Schade fra Colego.dk
  • Anne Frost fra Tokerød+
  • Rene Bygballe fra Littleroom.dk
  • Thomas Wittenburg fra Merch City

Jeg er sikker på deres råd vil giv dig inspiration til hvordan du kan bruge Slack i dit team.

Ligger du inde med erfaringer eller råd du gerne vil dele, så er det ikke for sent. Send mig en mail på mail@mortenkusk.dk – så tager vi den derfra.


Anne Frost

Anne Frost

C?O hos Tokerød+

Hør min snak med Anne i soundcloud afspilleren nedenfor.


Emil Rasmussen

Emil Rasmussen

Web Arkitekt hos Novicell

Vores Slack team er faktisk ikke bare et team, men hele virksomheden. Virksomheden hedder Novicell, og er et digitalt konsulenthus. Vi bruger Slack som massekommunikationsværktøj og vores primære instant message service.

Vi begyndte brugen af Slack som en slags græsrodsbevægelse oktober 2014, og siden september 2015 har vi været på Slacks standard plan.

Her ses vores all time statistik:

Det er over 500 beskeder om dagen, og trenden går kun én vej (se nedenstående graf). Det er rigtig mange mails, der ikke bliver sendt. Og rigtig mange spørgsmål der ikke ville blive stillet.

image02

Den seneste optælling viser 99 aktive Slack brugere – ud af 120 medarbejdere. Og vi har over en kanal per aktiv bruger, nemlig 104 kanaler. Kanalerne kan groft sagt placeres inden for disse 4 kategorier:

  • Afdelinger
  • Teknologier
  • Teams
  • Interesser

Kanalerne til afdelingerne og teknologier bliver brugt til vidensdeling, både med link sharing og et godt sted at spørge om hjælp. Team-kanalerne bruges af vores projektteams, hvor vi diskuterer projekterne og koordinere arbejdet – gerne kombineret med integrationer til teamets tools – f.eks. buid-tools, performance monitoring eller case management-værktøjer. Derudover findes der et hav af kanaler til forskellige interessefællesskaber som #music, #kaffe, #fifa, #fodbold eller #pushups.

Slacks formår at gøre alle vigtige informationer tilgængelige for alle relevante personer, og det har gjort til et vældigt vigtigt værktøj i vores organisation – i hvert fald den (store) del der arbejder med udvikling. Når man har fået Slack sat op med integrationer, inviteret de rigtige mennesker og skabt gode vaner i teamet, så giver Slack en næsten selv-organiserede effekt.

Der hvor Slack fungerer helt unikt er, hvor en Slack kanal bliver livsnerven i projektet. Man har den der fornemmelse af, at man er med i flowet af opgaver og informationer gennem kanalen.

#team-command-center

En af de bedste historier vi har oplevet med Slack, er for et team, der vedligeholder og udvikler på et internt salgsværktøj for en en af vores kunder. Det centrale er en række integrationer, f.eks. når der bliver oprettet nye opgaver i vores case management værktøj

image00

(Bemærk i øvrigt det lille emoticon, der er vores konvention for at vise til de andre på kanalen, at casen er blevet håndteret)

Ovenstående integration er lavet ved hjælp af Zapier, der giver et væld af muligheder for at trække på alverdens services og integrere dem med Slack. Få flere inspirationer til Slack integrationer hos Zapier (https://zapier.com/blog/slack-integrations/)

Det sker jo selvfølgelig at en case, ikke lige bliver set første gang, så vi har suppleret vores simple Zapier integration, med et hjemmelavet script, der sender en Slack besked, hvis cases ikke er blevet håndteret efter 4 timer:

image03

En anden vigtig integration er op imod Librato. Librato indsamler og overvåger en række metrics (svartider, antallet af forskellige typer events osv.). Når en given værdi kommer uden for et defineret grænseområde, bliver der sendt en besked til Slack.

image04

(Bemærk forøvrigt at man gennem Slack API’et har mulighed for bl.a. at sætte en farve med, således at man let kan se hvor vigtig en besked er.)

Hele pointen med at sende så mange besked ind i kanalen er, at give alle i teamet mulighed for at påtage sig ansvaret for at vedligeholde systemet. Faktisk fungere kanalen så godt, der nu er 4 af kundens medarbejdere også er med i kanalen. (tip: single channel guest er gratis).

#novicell-website

Et andet eksempel var, da vores eget website var begyndt at blive ustabilt og crashe et par gange om ugen – og det går selvfølgelig ikke for et digitalt konsulent hus.

Forhistorien er kodebasen efterhånden har fået nogle år på bagen, og der gennem tiden havde været 3-4 forskellige udviklere ind over. Så det store forkromede overblik over kodebasen var væk. Det er jo hvad der sker, ude i den virkelige verden.

Vi fik stabiliseret situationen ved kombinere Raygun.io, Pingdom og Slack. Vi oprettede en Slack kanal, hvor de 3-4 forskellige udviklere alle var med. Dernæst opsatte vi Pingdom op til at overvåge sitet, og sende besked ind i Slack kanalen, når sitet crashede. Sidste element var opsætning af Raygun.io – en fejlopsamlingsservice – som hver gang der opstod en ny fejl, sendte en besked ind på Slack kanalen.

image01

På den måde kunne vi relativt hurtig gennemskue, hvilke fejl der skete, når sitet crashede og hvilke fejl der ikke var relateret.

image05

Fordelen ved at bruge en Slack kanal var, at alle kunne springe ind i kanalen og bidrage med lige præcis det område, som de selv vidste noget om.

Gennemsigtighed til alle

Fællesnævneren for begge cases er, at der bliver skabt gennemsigtighed. Alle relevante personer har samme overblik. Og blandt andet af den grund har mange i udviklingsafdelingen taget Slack til sig. En anden årsag er Slack er meget velegnet, når team deltagerne ikke nødvendigvis sidder sammen. Hvad enten vi arbejde sammen med nogen fra vores Københavner kontor, vores kollega der er flyttet til Barcelona eller hende der har valgt at tage en hjemmearbejdsdag, er Slack med til at holde hele teamet up to date.

Er alle med?

Min personlige vision med at have Slack i virksomheden er at erstatte interne mails. Novicell er en organisation med 15 års vaner og over 120 medarbejdere, og ikke alle kan fra den ene dag til den anden lægge et så grundlæggende værktøj som email fra sig. Men med den organiske vækst Slack har haft de sidste måneder, er jeg forsat optimist. Slack er kommet for at blive.

 


Chrsistian Schade

Christian Schade

CTO and Partner hos colego.dk

Hej Morten

Jeg bruger Slack i to virksomheder samtidig – til koordinering mellem teams og kunder. Det er super nemt at tilføje nye brugere, som f.eks. en kunde, i en ny Slack-kanal, og kommunikationen er hurtigt i gang, ikke mindst fordi det fungerer så godt på tværs af platforme.

Det gode ved Slack er blandt andet kombinationen af projektrum, intranet, personlige meddelelser og nem opdeling af informationsflows på tværs af en organisation. Det er også meget lettere at implementere end mange af konkurrenterne.

Vores udviklere laver selv nye features, der kobler Slack sammen med alt fra staging release til frokostmenuen. Vi bruger det til release managements, sjov og spas, integration med JIRA og Trello, som live kunde chat med Chatlio, til projektledelse og meget andet.

Det gør det også lettere at arbejde med et geografisk distribueret team, og det er nok det vigtigste for mig. Hvis folk i forvejen bruger Google hangouts eller Messenger kan det være svært at overbevise dem om fordelene i starten, men når først de opdager, hvor godt featuresættet dækker de fleste behov i en organisation, går det fint.


Rene-bygballe

Rene Bygballe

Medstifter af Littleroom.dk

Hej Morten

Vi er et lille team på 4 personer, der driver webshoppen littleroom.dk, hvor vi designer, indkøber og sælger interiør til børneværelset til danske børnefamilier.

Vi startede tilbage i januar 2015 og lancerede littleroom.dk ultimo februar 2015. Dermed har shoppen www.littleroom.dk netop rundet sit første år og vi har oplevet rigtig god succes med salget af vores produkter.

Vores produktsortiment er meget begrænset. Det er helt bevidst. Vores projekt har fra start været at lykkes med etableringen af vores egen webshop med indkøb og salg af eget brand. Vores investering har fra start derfor været meget begrænset. Efter godt 2,5 måned var vi break-even og siden har omsætningen givet mulighed for at genkøbe og øge sortimentet. Idag (et år senere) har vi fortsat aktivitetsstativet i træ og tipiteltet i i sortimentet og har udvidet med 4 andre produkter.

Øget kendskabsgrad, stigende besøgstal til webshoppen og vækst i salget både online og offline ved deltagelse på markeder og ved personligt salg har medført mere intern og ekstern kommunikation. Vi har i løbet af vores først år løbende intensiveret indsatsen indenfor både indkøb, markedsføring, kundeservice, bogføring/regnskab (som vi selv varetager) og strategi/udvikling. Alle indsatser har medført mere kommunikation internt. Og derfor startede vi med at anvende Slack ved indgangen til 2016. Tidligere var det ikke unormalt hvis vi havde en tråd igang på tværs af både sms, email, facebook og telefon. Alle 4 på én gang. Det blev hurtigt meget uoverskueligt og ting blev ofte tabt mellem to stole.

Hvordan opdeler og strukturer I jeres kanaler?

Vi har opdelt vores Slack i følgende kanaler:

  1. Generelt
  2. Indkøb
  3. Marketing
  4. Kundeservice
  5. Strategi
  6. It og web
  7. Regnskab-og-bank

Vi startede ud med flere kanaler, men har kogt dem ned til ovenstående 7 kanaler. Ved vores fællesmøder revurderer vi hver gang om de eksisterende kanaler stadig er relevante.  Ligeledes har vi en snak om anvendelse og best-practice.

Vi har hver især indstillet vores notifikationer forskelligt. Derfor har vi som et krav, at såfremt en besked er vigtig, så skal man tagge den person, man ønsker skal læse beskeden. Skriver man en besked uden at have tagget en person, så forventes det ikke, at man læser beskeden med det samme (samme dag). Det er aftalt, at man skal holde sig opdateret på Slack. Således at man følger med i driften.

Kanalen “Regnskab-bank” er bare intern briefing på afstemning, bilagsopfølgning, status på drift mv. Det er en blanding mellem “serviceinfo” omkring driften og intern sparring omkring manglende bilag, manglende betalinger mv. “Kundeservice” er ikke så ofte anvendt, men kanalen anvender vi, når der er emner fra info-mailen og telefon, som skal vendes. Det kan være reklamationsager eller bare status på indbakke og overlevering. Vi er to vennepar, som har Littleroom.dk og ansvaret for indbakke og ordrehåndtering skifter hver uge. I denne forbindelse er det fint med en kanal, som kun omhandler Indbakken og dialog med kunder.

Kanalen “Generelt” anvender vi til alle emner, der ikke lige passer ned i en kanal. Det er hverdagssludder. F.eks. skriver skriver vi “Chii Chiiing”, når man opdager en ordre i indbakken:-) Det er også her man skriver, hvis man har set et billede på Instagram med vores produkter eller hvis der er sket noget andet spændende, som man ønsker at dele med de andre.

Vi er meget nye på Slack og har derfor tilgode at lære mange detaljer og best practices. Men Slack har hjulpet med at får styr på mange forskellige aktive tråde på tværs af sms, Facebook Messenger, emails og telefon. 95% af vores kommunikation foregår nu via Slack. Det har givet et meget bedre overblik, et større og bedre fælles indblik i mange opgaver.

Hvilke app/integrationer benytter i jer af?

Vi anvender Google Drive. Denne service kendte de andre heller ikke før jeg introducerede dem for mulighederne med Google Drive. Nu er det blevet et værktøj, som vi alle kender og kan arbejde med. Det er perfekt. Vi samles ca én gang om måneden, hvor vi snakker forskellige emner igennem. Imellem vores møder er det perfekt med Google Drive i skyen, hvor vi kan dele diverse dokumenter, som er opdelt i mapper – Administration, Regnskab, Marketing, Indkøb. Men vi har ikke lavet en integration til Slack. Så jeg er meget interesseret i at høre om hvordan andre bruger Drive og Slack sammen.

Hvad er den største styrke ved Slack?

(1) At kommunikationen foregår ét sted. Her samler vi alt.

(2) Mulighed for at opdele kommunikation i kanaler (hvor man kun “deltager” hvis emnet har interesse og man har et ansvar)

(3) At Slack har App til Iphone, som fungerer rigtigt godt.

 

Har I haft udfordringer i implementeringen af Slack i organisationen?

Undertegnede kender Slack fra mit arbejde som online marketing konsulent ved Novicell. Jeg har derfor introduceret med team i JR Brands APS til Slack. Det var ikke nemt, at få de andre overbevist om at Slack var løsningen på den øgede kommunikation. Det tog godt og vel 1-1,5 måned at få alle oprettet og givet en introduktion til programmet. Nu er vi igennem første fase og alle har “godkendt” Slack og er glade for, at vi idag har én fælles platform. Tidligere var den primære fælles platform Facebook Messenger. Her forsvandt mange beskeder i mængden fordi, der var så mange forskellige områder, der blev kommunikeret i én og samme tråd. Nu er kommunikationen blevet opdelt i kanaler med Slack og dermed blevet mere overskuelig

Hvilken feature er du mest glad for i Slack?

Det er fedt med opdelingen i kanaler og at man samtidig i betjeningspanelet kan have private kanaler. Flere features kender vi ikke endnu. Men lytter med på øvrige indlæg her på MyDailyGrind

 


Lars Daniel Rasmussen

Lars Daniel Rasmussen

Lead udvikler hos duglemmerdetaldrig.dk

Hey Morten!

Jeg sidder i DuGlemmerDetAldrig.dk, en online oplevelsesportal. Vi sidder i Højbjerg hvor vi har kontor sammen med Novicell, og vi er ~8 mennesker på kontoret til dagligt + en håndfuld studentermedarbejdere, og 3 remote udviklere. Det er alt fra sælgere til marketingfolk, blæksprutter, udviklere osv., som alle er på Slack.

Lars's kanaler

Vi har alle mulige offentlige og private kalendere. Vi har i hvert fald en udviklings-kanal til hver projekt, diverse event-kanaler (som arkiveres når de er done), generelle diskussions-kanaler, info-kanaler med fx administrative “noter”, release notes etc. Alt i alt er jeg pt. med i 36 kanaler . Men generelt har vi opdelt kanaler på projekter, og hver projekt har en række kanaler alt efter indholdet.

Hvilke app/integrationer benytter i jer af?
Egentlig ikke så mange – vi har en BitBucket-integration og så har vi leget lidt med diverse andre integrationer men ikke rigtig nogle, som er blevet hængende.

Hvad er den største styrke ved Slack?
Vi har udryddet alle interne mails 🙂 Derudover er vi begyndt at samle links til administrative værktøjer + bruge kanalerne til vidensdeling, som er let tilgængelige for alle i virksomheden, og som nemt kan søges frem igen når der er brug for det.

Hvad har I fundet ud af Slack ikke kan bruges til?
Mere detaljeret projektstyring / todo-lister. Vi prøvede kort at se om vi kunne fjerne Trello, men det duede Slack ikke til.

Har I haft udfordringer i implementeringen af Slack i organisationen?
Vi har prøvet en masse forskellige kanal-strukturer, oprettet kanaler, som ikke har været brugt alligevel og så er blevet arkiveret hurtigt 🙂 Derudover har vi kæmpet lidt med hvordan vi kan bruge Slack til mere end blot et ‘chatværktøj’ (fx i forbindelse med at jeg skal lave rapporter fra databasen, uden at blive forstyrret i tide og utide af privatbeskeder). Vi har dog efterhånden fået styr på en stor del af vores processer, og pt. er der ikke rigtig noget, som halter. Det betyder dog ikke, at vi ikke stadig prøver en masse ting af løbende 🙂

Hvilken feature er du mest glad for i Slack?
Det fungerer virkelig godt med de forskellige kanal-inddelinger, privat-grupper og til generel fildeling. Ved ikke om jeg har en “favorit feature”, men at have fået udryddet interne mails er det største plus ved Slack. Derudover muligheden for at være en del af flere Slack-teams, og at kunne invitere “gratis” gæstebrugere ind, er også en super fed mulighed.


2

Thomas Wittenburg

Marketing hos Merch City

Hej Morten

Merch City er en bandplatform til salg af merchandise. Vi varetager salg og logistik af merchandise online. Teamet består af tre personer, stifterne, men vi forsøger at bruge it-værktøjer, der er nemme at skalere til eventuelle nye medarbejdere. Vi har naturligvis store planer. Teamet består af Martin, vores grafiske designer og webhaj, Rasmus, der driver eget pladeselskab og studie, og mig, der er digital marketingsspecialist og konceptudvikler.

Hvordan opdeler og strukturer I jeres kanaler?
Vores kanaler er opdelt i opgavetyper, events, idéer, strøtanker, strategi… Eksempelvis har vi en kanal til webudvikling, der er integreret med Trello, hvilket gør det nemt at strukturere og følge udviklingen af specifikke features. Hver gang vi har et event under opsejling, får det sin egen Slack-kanal, hvor det typisk fungerer som en realtidsgruppechat. Her får vi styr på indhold, program, designvalg og meget andet. Vi sidder ikke sammen til hverdag, og Slack giver os mulighed for at tage fælles beslutninger hurtigt.

Hvilke kanaler har I?
De vigtigste er:

  • General, hvor vi snakker løst og fast. Her smider vi ofte tanker og idéer, der så enten tages videre, eller skydes ned.
  • Produktideer, hvor vi fyrer løs med alle vores løse tanker på området, og forfiner dem.
  • Strategi, hvor overordnede planer for virksomheden pitches, diskuteres og forædles.
  • Arbejdsopgaver, integreret med Trello, gør det let at følge en given opgaves status.
  • SPOT 2016/OFFSPOT16, Spotfestivallen er lige om hjørnet, og det er vores næste store event. Her er pt. vild aktivitet for at blive klar med nye t-shirtdesigns, merchandisebod og messestand.

Hvilke app/integrationer benytter i jer af?
Trello og Google Apps er dem, vi bruger mest. Det er svært at se en fremtid, hvor vi ikke kommer til at arbejde 90-100% onlinebaseret. Som vi vokser, er der planer om en WooCommerce-integration, så vi kan få ordrer ind på en Slack-kanal. Her er det meningen, at ordrer ikke assignes en specifik medarbejder, men at kanalen bliver et markedsplads, hvor medarbejderne selv plukker opgaven, finder varen, pakker og shipper den.

Hvad er den største styrke ved Slack?
Cross platform, eller nærmere platformsuafhængighed. Vi sidder på 4-5 forskellige platforme, og beskeder kommer altid frem. Derudover er integrationer essentielle.

Hvad har I fundet ud af Slack ikke kan bruges til?
Kanaler mudrer hurtigt til. Derfor forsøger vi, at være hurtige til at oprette formålsspecifikke kanaler. Jeg har indtryk af, at nogle virksomheder bruger Slack som en slags intranet. Det kommer vi næppe til. Selvom søgningen i Slack fungerer fint, er der andre formater, der er lettere at rode rundt i. Vi kommer med sikkerhed til at lave en Wiki i takt med at virksomheden vokser, hvor meget af det, vi har hældt i Slack i opstartsfasen, finder en plads.

Har I haft udfordringer i implementeringen af Slack i organisationen?
Vi er så små, og har brugt Slack helt fra begyndelsen, at svaret er klart nej. For os har det været et perfekt og nemt værktøj hver dag. – Hvilken feature er du mest glad for i Slack? Vi høvler ufatteligt meget tekst ind på Slack, så jeg er vildt glad for søgefunktionen. Og så bare hele formatet. Slack er et perfekt teamværktøj til vores måde at arbejde på.

1

Agile Bits – Curing our Slack addiction

Crew.co – Slack vs. HipChat

Huffington Post – The Ultimate Guide to Using Slack for Team Communication 

Published in Blogpost

Comments

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *