Skip to content →

Todoist Guide – Sådan bruger jeg Todoist

Hvis du har lyttet med på de første podcast episoder, så ved du at to-do liste app’en Todoist er populær. Både Lasse Kjær, Mark Buskbjerg og jeg selv har nævnt den som vores faste holde punkt i hverdagen. Og det er den sikkert også for flere af vores lyttere. Derfor er det oplagt at dykke lidt ned i, hvordan man kan bruge den. Styrken ved Todoist er at app’en kan bruges på mange forskellige niveauer, lige fra den simple tjekliste over til det decideret projektstyringsværktøj.

Derfor tænkte jeg at det kunne være sjovt at dele min måde at bruge Todoist på. Både for måske at inspirere andre i deres tilgang til brugen af app’en. Men også for måske at få lidt feedback på hvordan jeg også kunne bruge den. Så skyd endelig løs i kommentarsportet og gør mig og andre klogere. Det er det, det er til for.

Tilgængelig på alle platforme
Den absolut vigtigste feature ved Todoist er, at man kan have app’en ved hånden stort set ligegyldigt i hvilken kontekst, du er. Mac/PC, Chrome/Safari, iOS/Android eller desktop, mobil, tablet eller watch, så har Todoist udviklet en tilpasset app der passer til platformen. Derudover findes der et hav af integrations muligheder, der også sikrer at din Todoist konto er synkroniseret op imod din kalender, evernote eller hvad du nu bruger i din hverdag.

Free eller Premium

Som udgangspunkt er Todoist gratis. Jeg brugte selv den gratis udgave i over et år, inden jeg opgraderede til premium. Gratis udgaven vil jeg kalde en “Free Premium” for det er en komplet app man får. Jeg opgraderede til premium fordi jeg havde opbygget nogle rutiner, som ville kunne optimeres med premium features som etiketter, påmindelser og fil-upload, som versionen tilbyder. Men jeg opgraderede også i respekt for et fedt produkt. De sølle 29$ den koster om året, er jeg ret sikker på jeg får igen i form af en app der bare bliver bedre og bedre.


Opgaven
Grundestenen i Todoist er selvfølgelig opgaverne. Man kan fint køre sine todo-liste helt simpelt, som man ville gøre det på et stykke papir. Men har man mange opgaver, som er forskelligartede og som tilhører forskellige projekter.Så giver det mening at udvide sit Todoist setup en smule. Til det er der en række dimensioner, man kan lægge på sine opgaver:
  • Projekt – giver mulighed for at inddele opgaverne i flere grupper og niveauer
  • Etiketter – giver mulighed for at lave en sekundær gruppering af opgaver
  • Due date – giver opgaven et tidsperspektiv
  • Påmindelser – giver mulighed for at man bliver påmindet om opgaven f.eks. dagen før den er “due” eller hvis man er på en bestemt lokation
  • Prioritet – giver mulighed for at prioritere sine opgaver på 5 niveauer
  • Kommentar og filer – muligheden for at uddybe opgaven med tekst eller vedhæfte en fil, herunder også indtale en lydfil direkte i app’en.
2016-02-26_17-32-14
Projekter
Til daglig er muligheden for at dele opgaverne ud på projekter, det der giver mig overblikket. Mange bruger etiketter og filtre til at skabe overblik, men for mig er det projektmapperne der giver overblikket. Jeg har inddelt mine projekttyper i tre kategorier og givet disse tre tre forskellige farver. Det har vist sig nyttigt når antallet at projekter vokser og især når man bruger “Quick add” funktionerne. Det tre farvekategorier er inddelt i arbejde (grå), online fritidsprojekter (grøn) og personligt (gul). De sidste to har jeg kun inddelt i 1 projektliste hver, men med underprojekter, som vist nedenfor:
2016-02-26_17-35-22
I arbejdesregi har jeg flere overordnede lister afhængig af hvilke overordnede arbejdesopgaver de vedrør. Inddelingen er salg, kunder og internt.
2016-02-26_17-43-11

I “kunder” har jeg selvfølgelig et underprojekt til hver kunde. Især hvordan jeg bruger disse kundeprojekter i mine daglige og ugentlige “todoist-rutiner” vender jeg tilbage til senere i denne artikel.


Deadlines

Næstefter inddelingen i projekter, så er det deadline eller due date, der udgør min grundstruktur i styringen af opgaver. Man skal ikke sætte deadline på sine opgaver, men hvis man bruger projektmapper og ikke endnu har nogle faste rutiner omkring sine gennemgang eller reviews af dem, så er deadlines en god måde at sørge for at opgaverne ikke bliver glemt i mængden.

Når jeg bruger app’en på både desktop og mobilen, er det altid listen “today”, der dannes på baggrund af deadlines, som er mit udgangspunkt. . Derfor er det vigtigt for mig altid at koble en due date på. Det gør at opgaven dukker op på listen jeg kigger igennem om morgenen. Og her tager jeg så stilling til om den skal udskydes eller prioriteres i løbet af dagen.

Fordi mobil app’en har en meget brugervenlig swipe funktion til styrring af deadlines, er det også på mobilapp’en jeg gennemgår mine opgaver om morgenen.

Der findes både en datovælger og en intelligent input funktion i tekstfeltet. Den sidste feature gør at man kan skive “købe mælk imorgen” og så bliver due date sat til dagen efter. Jeg er ikke selv blevet venner med featuren, da den nogle gange går ind og påvirker mine indtastninger. Men til simple indtastninger, fungerer den fint.
Se hvordan det fungere i videoen nedenfor.

Prioritet

Primært på dagsniveau bruger jeg prioritetsmuligheden. Der er 4 niveauer, og når man prioriteret sine opgaver, så har det blandt andre en betydning for i hvilken rækkefølge opgaverne bliver vist. Når jeg indtaster opgaverne, så putter jeg kun en prioritet på i sjældne tilfælde. Hvis det sker så er det fordi en opgave skal have første prioritet. Grunden til jeg ikke sætter prioritet på opgaver ude i fremtiden, er at opgavernes prioritet ofte afhænger af datoen og andre opgaver. Derfor giver det ingen mening, i mit workflow, at sætte prioritet på en opgave, der ligger 14 dage fremme i tiden. Til gengæld bruger jeg prioriteringsfunktionen, hver morgen når jeg løber dagens opgaver igennem.

Min hovedregel er at jeg på én dag, maksimalt må have fem prioritet 1 opgaver og helst kun tre. De 2 første prioriteringer, 1 og 2, bruger jeg kun til arbejdsopgaver, mens 3 bliver brugt til prioriterede private opgaver. Jeg har nogle små tilbagevendende opgaver som kører ugentligt eller månedligt, de er altid prioriteret til “4″.


Tags

Jeg har af flere gange forsøgt at udnytte etikettefeaturen, efter at have læst artikler om hvordan folk f.eks. mærker deres opgaver op med kontekst som mail, telefon eller hjemme. Jeg har bare aldrig fået det til fungere, nok fordi jeg alligevel bruger “projekter, “due date” og “prioriteringer”, som jeg gør. Samtidig giver etiketter også mest mening at bruge hvis bruger filtre, hvilket jeg heller ikke rigtig bruger.

Der er dog en måde jeg til tider bruger etiketter og det er til at angive hvor lang tiden opgaven tager. Det vil sige at jeg markerer opgaven med @5, @15 eller @25. Det bruger jeg hvis jeg ikke har tid til at tage en større prioriteret opgave, eller hvis jeg arbejder om aftenen og måske ikke har overskud til at lave andet at få ryddet lidt ud i de små hængepartier. Derudover bruger jeg det sommetider, som en øvelse til at få slået hul på større opgaver, jeg måske ikke rigtigt er kommet igang med et stykke tid. Så forsøger jeg at bryde opgaven ned i opgaver jeg kan mærke med @5, @15 eller @25 etiketterne, for at gøre det mere overskueligt at komme igang med dem.

Todoist features jeg bruger dagligt

Quickinput

Som nævnt i starten af artiklen, så er en af de stærkeste features ved todoist, at den dækker så mange platforme og kan integreres ind i mange forskellige app’s. Det gør det muligt hurtigt at smide opgave ind, når de opstår. Og gør at selvom man er igang med noget andet, så kan man hurtigt taste opgaven, koble den på et projekt og give den en deadline, uden at forlade det man er igang med.

På mac bruger jeg rigtigt meget “quickinput” featuren, som hurtigt kan kaldes frem ved at trykker shift+cmd+A. Så får man et vindue op, hvor man bare kan begynde at skrive. Tekst input feltet genkender datoer eller ord som “i dag” og kobler der med deadline på opgaven. Derudover kan man markere etiketter med @ foran og projekter ved at skrive # foran projektnavnet.
 
2016-02-27_10-26-29
På mobilen, som i mit tilfælde er en Nexus 5, har man samme mulighed for at lave hurtige input. Her har jeg det installeret, så jeg kan aktivere Todoist helt ude fra den låste pauseskærm.
Upload af billeder og filer
Billedeupload er en af de mindre kendte features i Todoist, men faktisk i forhold til min brug, rigtig anvendelig. Det er mest til private opgaver jeg bruger featuren. Det jeg helt konkret bruger den til, erat tage billeder af regninger eller kvitteringer, der enten skal betales eller arkiveres/afstemmes. At jeg sikrer, at jeg har regningen lige ved hånden når opgaven popper op på min todo-liste, er tit og ofte afgørende for om jeg lige får det gjort. I forhold til arkivering af kvitteringer osv. så ved jeg, at man også kan få app’s til google drive eller evernote, så man kan gøre det “on the fly”, men min erfaring er at jeg ikke får navngivet  eller placeret det ordentligt og så ender det med at det bliver noget rod. Istedet laver jeg en opgave, tager et billede eller laver en pdf af kvitteringen og kobler den på opgaven. Og tilsidst får den en due date den sidse dag i måneden. Så får jeg gjort det ordentligt og så gør jeg det også når jeg alligevel skal tjekke, hvor galt det er gået med budgettet for den sidste måned;)
Den anden type opgaver jeg bruger billedeupload featuren til, er hvis jeg skal huske at købe noget f.eks. elpærer eller støvsugerposer. I de tilfælde er det i kombination med den næste feature nedenfor. For på de opgaver hvor jeg skal huske at købe f.eks. en bestemt pære i det lokale byggemarked, laver jeg en opgave uden deadline og tager et billede af f.eks. pære og så kobler jeg en lokationsnotifikation på, som du kan læse om nedenfor.

Notifikationer ved lokation
Nogle opgaver giver det i mit system igen mening at koble en deadline på. Og hvis jeg kun smider en opgave som “køb elpære” på projektet “hus”, så glemmer jeg den når jeg tager i byggemarkedet. Derfor kobler jeg som regel istedet en notifikation, som udløser en notifikation når jeg ankommer ved det lokale byggemarked eller supermarked.
Integration til PomoDoneApp
Der findes en ret lang liste med integrationsmuligheder til todoist. I forhold til at bruge dem, så er jeg har jeg ikke helt set lyset.
Den den største udfordring har været at inputtet i form af opgavetekst, ofte er noget autogenereret, som så ikke passer ind i den måde jeg skriver opgaver ind. F.eks. er der en integrations mulighed i mit mailprogram Airmail, som kan omdanne mails til opgaver, men det er emnefeltet der bliver lavet om til opgave tekst og det giver ikke rigtigt mening. I det senarie kan man også videresende mails til en konfigureret mailadresse, men så er vi ofte ud i at det er hurtigere at bruge Quickinput featuren.
Der er dog en integration, som er blevet en af grundstammerne i min arbejdsdag og det er integrationsmuligheden der kombinerer timetracking og pomodoro teknikken, nemlig servicen PomoDone. Du kan læs her hvordan integrationen etableres: https://support.todoist.com/hc/en-us/articles/205143181-Integrations#pomodone
2016-02-27_11-30-55Helt simpelt så fungerer integrationen sådan, at ens liste for dagen eller alle ens projekter kan synkroniseres over i PomoDone. I PomoDone app’en går man så ind og vælge den opgave man skal til at arbejde på. App’en er bygget op med inspiration i Pomodore teknikken, hvor man arbejder på en opgave i blokke af 25 minutter, hvorefter man holder 5 minutters pause. Men PomoDone kan tilpasses ens egne behov, som standard har man mulighed for at vælge om man vil arbejde i 5, 15 eller 25 minutters intervaller. Når du så har valgt opgaven og trykker start, går der f.eks. 25 til man får en markering af at der er gået 25 minutter.  I de lange intervaller er den en god reminder til at man holder en kort pause. Mens hvis man er ude i at have vurderet at en opgave tager 5 minutter. Så får man en reminder om at nu er der gået 5 minutter, så man ikke går hen og dvæler ved opgaven og istedet bruger 20 minutter.2016-02-27_11-31-31
For mig der sælger min tid fungerer dette godt til at holde effektiviteten oppe. Men fordi jeg også tit kan have flere opgaver igang på en dag, kan jeg nemt samle den faktiske tid jeg har brugt på en opgave sammen, også selvom jeg måske har arbejdet på den af 3 x 10 minutter. For når dagen er omme kan jeg logge ind på PomoDone’s side og trække en rapport over tidsforbruget på de enkelte opgaver.
 2016-02-27_11-32-26

Ritualer

Som tidligere nævnt har jeg et par rutiner, jeg forsøger at holde fast i. Samtidig forsøger jeg også at holde det hele enkelt og ikke gøre det et bruge Todoist til en opgave i sig selv.
De 3 rutiner jeg holder fast i er:
– Aftenrengøring af lister og hjerne
– Morgenprep af dagens liste
– Ugeluk
Nedenfor gennemgår jeg hvad de 3 rutiner indeholder. Men det er vigtigt at sige at jeg forsøger så vidt muligt at undgå at administrere mine opgaver i todoist i løbet af dagen. I løbet af dagen har jeg fokus på kun på at få plottet opgaverne ind hvis de opstår og ellers er det bare at vinge de opgaver jeg laver af. Og det er det…

Aftenrengøring af lister og hjerne
Det kan ske at jeg får lavet opgaver som ligger i mine lister uden at jeg helt konkret er inde og have fat i dem i Todoist eller PomoDone, derfor plejer jeg om aftenen lige at løbe min “today” liste igennem. I samme omgang går jeg inboksen igennem for om der ligger opgaver der er tastet ind i løbet af dagen, som skal ud på projekter og som skal have en due date.
Derudover forsøger jeg også at løbe min mailbox igennem for at se om der er mails der skal omdannes til opgaver, så min mailboks er tom eller næsten tom næste dag. Og ellers tømmer jeg bare hovedet for dagens opgaver, så der er lukket ned for dagen.

Morgenprep af dagens liste
Under min “aftenrengøring” forsøger jeg somregel at afholde mig fra at lave næste dags liste. Grunden til dette er at dagens opgave ligger mig lidt for fjernt næste dag, hvis jeg har lavet listen om aftenen. Istedet laver jeg dagens liste om morgenen, mens kaffen brygger og familien stadig sover. Som regel giver det god energi, lige at løbe opgaverne igennem og gør at jeg er lidt mere klar til at få noget fra hånden, når ungerne er afleveret og jeg er landet på min plads på arbejde.
Preppen består ganske enkelt i at jeg finder de 3-5 opgaver som skal have prioritet 1. Det er de opgaver jeg SKAL have lavet i løbet af dagen. Og vil være dem jeg heletiden vender tilbage til indtil de er løst. Deudover har jeg også en række prioritet 2 opgaver, som ofte er opgaver der ikke nødvendigvis skal laves den dag. Prioritet 2 opgaver kan også være mindre opgaver der bare tager 5 minutter eller et kvarter.
Derudover frosøger jeg at være realistisk, i forhold til hvad jeg kan nå i løbet af dagen. Så jeg forsøger også at sætte nye deadlines på de opgaver, det ikke er realistisk jeg når. Målet for dagen er at jeg efter “Aftenrengøringen” rammer denne skærm…
2016-02-27_12-46-59
Ugeluk
For at kunne gå på weekend med en god fornemmelse i maven, har jeg tilegnet mig et godt ritual, som sikrer at jeg, når jeg ramme den næste uge, også holder fremdrift i alle mine kunder. Derfor plejer jeg fredag at løbe min liste af kundeprojektmapper igennem. Jeg har i dette ritual ikke så megt fokus på alle opgaverne. Det jeg forsøger er at definere hvilken opgave der er den næste der skal tages fat på i den kommende uge. Hvis der ikke ligger nogle opgaver på kunden, definerer jeg altid en næste action også selvom det måske ikke er noget jeg kan tage betalingen for. Det kan f.eks. være tjekke analytics data, opfølgende mail eller noget i den stil. Det vigtigste er bare at der er en next action defineret på alle projekter.

Todoist Karma
Selvom det måske ikke er en feature, jeg har med i mine ritualer, så vil jeg alligevel nævne Todoist Karma funktionen. Især i starten var det ret motiverende, at man blev belønnet med nye titler, efterhånden som man fik vinget opgaver af. Idag ligger jeg på en score på 15713 hvilket betyder at der er lidt længere imellem priserne;) Til gengæld er der god motivation i at man også bliver trukket i point, hvis man har overdue opgaver liggende for længe.
2016-02-27_13-06-36
Over til dig
Jeg håber det ovenstående har sat nogle ideer igang hos dig. Måske har du nogle input til hvordan jeg kan optimere rutinen, måske kender du til måder man kan omgå de problemstillinger jeg har nævnt. Eller måske kunne du tænke dig at dele hvordan du bruger Todoist eller en hvilken som helst anden todo-liste app.
Har du input så smid dem i kommentarsporet eller send mig en mail på mortenkusk5@gmail.com. Jeg glæder mig til at høre fra dig.

Published in Blogpost

2 Comments

  1. David

    Hej Morten,

    Tak for inspirationen – jeg er selv lige begyndt at bruge Todoist og fandt dine tanker og råd meget brugbare. Tak for det og fortsat held og lykke med dine projekter.

    Bedste hilsner,

    David

    • Morten Kusk

      Godt at høre David.

      Giv endelig lyd hvis du udvikler nye tweaks der er værd at dele.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *